Администрация Бодайбинского городского поселения
Яндекс.Погода



Войти

Управление делами

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об управлении делами администрации 

Бодайбинского городского поселения

 1. Общие положения

1.1. Управление делами администрации Бодайбинского городского поселения (далее по тексту – УД) образовано с целью оперативного организационно-технического обеспечения структурного подразделения, отделов администрации Бодайбинского городского поселения (далее по тексту – администрация), ведения делопроизводства всех видов управленческих документов.

1.2. В своей деятельности УД руководствуется Конституцией РФ, Законами РФ и Иркутской области, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, нормативными актами Губернатора Иркутской области, правилами, инструкциями по работе с документами, другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом Бодайбинского муниципального образования в новой редакции (в действующей редакции), правовыми актами органов местного самоуправления Бодайбинского муниципального образования, настоящим Положением.

1.3. Основными целями УД являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению администрации. УД решает следующие основные задачи:

1.3.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;

1.3.2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;

1.3.3. Контроль исполнения и подготовки документов к передаче в муниципальный архив района в соответствии с действующими нормативами;

1.3.4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в администрации;

1.3.5. Участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

1.3.6. Деятельность представительного органа муниципального образования.

1.3.7. Выполнение работы по связям с общественностью, СМИ.

1.4. УД находится в непосредственном подчинении управляющего делами. Деятельность работников УД регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются управляющим делами и утверждаются главой Бодайбинского городского поселения (далее по тексту – глава). При изменении функций и задач УД должностные инструкции пересматриваются.

В состав УД входят:

- управляющий делами;

- главный специалист по организации деятельности представительного органа;

- ведущий специалист по контролю за документооборотом.

Главный специалист по организации деятельности представительного органа и ведущий специалист по контролю за документооборотом УД назначаются на должность и освобождаются от должности главой по представлению управляющего делами.

Квалификационные требования к должности управляющего делами: наличие высшего профессионального образования и стажа муниципальной службы (государственной службы) на старших должностях не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее трех лет.

Квалификационные требования к должностям: главного специалиста по организации деятельности представительного органа – наличие  среднего профессионального образования без предъявления требований к стажу; ведущего специалиста по контролю за документооборотом - наличие  среднего профессионального образования без предъявления требований к стажу.

1.5. УД имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

При отправке корреспонденции УД пользуется угловым штампом администрации и при необходимости круглой печатью администрации.

1.6. Работники УД, занимающие муниципальные должности в соответствии с перечнем муниципальных должностей муниципальной службы, являются муниципальными служащими администрации, правовое положение которых определено действующим законодательством и Положением о муниципальной службе в Бодайбинском городском поселении.

1.7. Система делопроизводства в УД, как и во всей администрации централизованная: прием, регистрация  входящей, отправка и учет исходящей от УД документации осуществляется ведущим специалистом по контролю за документооборотом УД.

 2. Функции управления делами

В соответствии с возложенными задачами  в порядке и в пределах, установленных действующим законодательством РФ, Иркутской области и муниципальными правовыми органов местного самоуправления Бодайбинского муниципального образования в функции УД входит следующее:

2.1. Обеспечение четкой организации делопроизводства в администрации и внедрение мероприятий по рациональной постановке делопроизводства.

2.2. Осуществление методического руководства работой по ведению делопроизводства в структурном подразделении и отделах администрации.

2.3. Осуществление контроля за состоянием работы с документами, обращениями  граждан в структурном подразделении, отделах администрации, систематическое информирование руководства по этим вопросам,  внесение предложений по улучшению данной работы, обобщению и распространение положительного опыта ведения делопроизводства.

2.4. Организация работы в отношении письменных обращений граждан, включая обеспечение их учета и контроль за сроками их прохождения и исполнения.

2.5. Разработка проектов муниципальных правовых актов органов местного самоуправления Бодайбинского муниципального образования по вопросам, входящим в компетенцию УД, а также участие в разработке и подготовке предложений по внесению изменений и дополнений в них.

2.6. Ведение учета и хранения муниципальных правовых актов, принимаемых в администрации, а также решений Думы Бодайбинского городского поселения (далее по тексту – Дума) нормативного характера.

2.7. Регистрация муниципальных правовых актов, принимаемых в администрации, а также решений Думы нормативного характера.

2.8. Обеспечение структурного подразделения, отделов администрации всеми необходимыми печатными материалами.

2.9. Организация приема граждан по личным вопросам главой, его заместителями.

2.10. Формирование массива всех исполненных документов, обращений граждан, образующихся в УД в дела, согласно утвержденной в администрации номенклатуре.

2.11. Подготовка и формирование массива документов, образующихся в УД для сдачи в муниципальный архив района в соответствии с установленными правилами.

2.12. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурным подразделением, отделами администрации дел, подлежащих сдаче в архив.

2.13. Разработка типовых бланков, форм документов; составление и печатание необходимых телефонных справочников для администрации; контроль за правильностью оформления бланков, документов в структурном подразделении, отделах администрации.

2.14. Ведение аналитической работы по документам и обращениям граждан и информирование главы.

2.15. Организация и проведение мероприятий по дальнейшему совершенствованию делопроизводства, внедрение научной организации управленческого труда и оргтехники, новых форм и культуры делопроизводства в администрации, а также оказание методической помощи по вопросам улучшения делопроизводства в структурном подразделении, отделах администрации, обобщение и распространение положительного опыта ведения делопроизводства, разработка мероприятий по повышению исполнительской дисциплины.

2.16. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

2.17. Разработка номенклатуры дел администрации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

2.18. Разработка инструкции, порядок работы с документами в структурном подразделении, отделах администрации.

2.19. Ведение приема граждан по вопросам, входящим  в компетенции УД, осуществление учета и контроля за устными обращениями.

2.20. Учет всех видов печатей, штампов.

2.21. Повышение квалификации работников УД, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

2.22. Координация деятельности структурного подразделения, отделов администрации.

2.23. Взаимодействие со средствами массовой информации.

2.24. Организация рабочих мест.

 3. Организация работы управления делами

3.1 Управление делами возглавляет и руководит его работой управляющий делами, который подотчетен в своей работе главе, назначается на должность и освобождается от нее распоряжением администрации. Управляющий делами несет персональную ответственность за выполнение возложенных на УД задач с учетом прав, предоставленных настоящим Положением. УД подконтрольно и подотчетно в своей деятельности главе.

Руководство УД осуществляет управляющий делами, который:

- организует работу УД;

- определяет порядок работы УД.

Распределение работы в УД между управляющим делами и ведущим специалистом по контролю за документооборотом осуществляется в соответствии с должностными инструкциями. 

3.2. Реорганизация и ликвидация УД производится в соответствии с Уставом Бодайбинского муниципального образования.

3.3. Управление делами имеет право:

3.3.1. Выносить на рассмотрение главы проекты муниципальных правовых актов органов местного самоуправления Бодайбинского муниципального образования по вопросам, входящим в компетенцию УД.

3.3.2. В установленном порядке представлять главе заключения по проектам муниципальных правовых актов органов местного самоуправления Бодайбинского муниципального образования, относящимся к компетенции УД.

3.3.3. Требовать от руководителей структурного подразделения, отделов администрации выполнения установленных правил работы с документами в администрации и контролировать выполнение этих правил.

3.3.4. Запрашивать у предприятий, организаций, учреждений, расположенных на территории Бодайбинского муниципального образования,  а также у структурного подразделения, отдела администрации сведения, необходимые для работы.

3.3.5. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурном подразделении, отделах и доводить итоги проверок до руководителей структурного подразделения, отделов администрации, главы для принятия соответствующих мер.

3.3.6. Привлекать в установленном порядке специалистов структурного подразделения, отделов администрации к подготовке проектов документов по поручению руководства.

3.3.7. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований делопроизводства в администрации.

3.3.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.3.9. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений структурным подразделением, отделами администрации и должностными лицами установленных правил работы с документами.

3.3.10. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

3.3.11. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников УД, их поощрения и наложения на них взысканий.

3.3.12. Вносить предложения по созданию комиссий и участвовать в их работе для выполнения работ, связанных с функциями УД.

3.4. Управление делами несет ответственность за:

3.4.1. Надлежащее обеспечение установленного порядка работы с документами в администрации.

3.4.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

3.5. УД осуществляет свою деятельность во взаимодействии с сотрудниками  структурного подразделения, отделов администрации, муниципальных унитарных предприятий, муниципальных учреждений и иных организаций при решении различных вопросов, связанных с деятельностью управления делами по вопросам документационного обеспечения управления и получения необходимой для выполнения возложенных на отдел функций информации.

3.6. Планирование деятельности УД осуществляется ежемесячно в соответствии с составленными управляющим делами планами работы на месяц.

3.7. Отчетность о работе УД осуществляется ежемесячно путем составления отчета о его работе за месяц, а также по итогам года.